高效開會的3個關鍵

很多人一聽到「開會」，第一反應就是浪費時間。會議排滿整天，真正該做的工作反而被擠壓。管理學大師彼得·杜拉克曾提醒，會議其實是組織運作缺口的補救措施。因為正常情況下，人應該把時間放在工作，而不是一直坐在會議室裡。 杜拉克認為，會議只有兩種正當理由。第一，某件事需要不同部門合作才能完成。第二，問題需要整合不同人的知識與經驗，沒辦法靠單一個人決定。 那麼，怎麼開一場真正有效的會議？ 第一，目的要非常清楚。 有效率的管理者，在開會前就會先講清楚：今天要解決什麼問題、希望得到什麼結果。討論範圍、決策方向、後續行動，都要先定義好。 很多會議之所以愈開愈亂，就是因為一開始只說「大家聊聊看」。結果話題四處發散，兩個小時過去，沒有結論，也沒有人知道下一步是什麼。 第二，要讓每個人真正參與。 會議不是主管一個人的演講，也不是輪流報告進度。真正有效的會議，會把團隊的觀點與經驗拉進來。 有些主管從頭講到尾，其他人不是沉默，就是低頭放空。這種會議，看起來有人在主導，其實等於浪費整個團隊的腦力。 好的主持人，重點在引導討論，而不是搶著發言。當不同角度能被提出來，很多盲點才會浮現，創新的方案也比較容易出現。 第三，角色要分清楚。 杜拉克特別強調，主持會議的人，最好專注在掌控節奏與整理重點；參與討論的人，則專注在問題本身。 如果職位最高的人，一邊主持、一邊下場辯論，很容易讓整個會議失去平衡。其他人不敢講真話，討論也容易偏離主題。 成熟的管理者，通常會在最後做總結，確認決策與後續執行方向，而不是從頭到尾都在搶主導權。 總結來說，高效會議就是：知道這個會為什麼開、讓大家願意講、把角色分清楚。會議的價值，在於推動決策與行動。當一場會議開完，事情開始往前推進，它才算真正有意義。 ＊邀請您下載《鉅聞天下新聞網》App，點我下載 App，或 加入Line 好友，每天為您推薦有價值的好新聞。