別讓團隊一直守著那張長椅

有一則笑話對管理者來說很有啟發作用： 一位新任長官到部隊報到，某天散步時，看見兩名士兵站在操場邊，看守著一條長椅。長官覺得奇怪，便問他們為什麼要守在那裡。 士兵回答，報告長官，我們也不清楚，只知道這是部隊的規定，一直都是這樣做。 長官不放心，又打電話詢問上一任長官，對方也說不出原因，只知道這是傳統，從以前就如此。 現任長官一路追查，最後找到六十年前在這裡任職、已經退休的老長官。老長官聽完問題後十分驚訝，反問一句：「不會吧！那張椅子的油漆，還沒乾嗎？」 原來當年只是因為剛刷好油漆，怕有人坐上去弄髒，所以臨時派兩名士兵看守。沒想到多年過去，原因早已消失，規定卻被一代一代沿用下來，變成誰也說不清的制度。 很多團隊的工作狀態，其實和這個故事很像。事情越做越多，流程越來越複雜，但很少有人回頭問一句，這些工作現在還有沒有必要？ 管理學大師彼得·杜拉克提醒，管理者的重要責任之一，就是把不必要的工作清理掉。當任務不斷增加，組織的注意力就會被分散，真正重要的事反而做不好。 常見的無效任務，大致有以下幾種。 第一種是重複性的報表：各部門各做各的表格，資料來回整理，花了很多時間，真正用到的人卻不多。 第二種是形式化的會議：本來幾句話能說清楚的事情，卻動輒開會，時間拖長，結論卻模糊，大家離開會議室後，工作還得重來。 第三種是過度繁瑣的流程：一個簡單決定需要層層簽核，文件在不同單位之間流轉，更離譜的是，某個長官看到公文𥚃某行不順眼但不影響結果的句子，就扔回去要求重新簽核（公務機關最常見）⋯，等程序走完，不知道浪費多少人力物力及寶貴的時間。 杜拉克建議，面對每一項工作，可以先問三個問題：這件事真的需要嗎？它能帶來什麼價值？有沒有更簡單的做法？ 能夠定期做減法的團隊，往往更穩定，也更有力量。刪掉一件沒有必要的任務，常常比新增許多目標更能提升效率。   ＊邀請您下載《鉅聞天下新聞網》App，點我下載 App，或 加入Line 好友，每天為您推薦有價值的好新聞。